Cómo funciona Suma

Tu negocio y tu casa, en orden. Esta guía explica cada pantalla en tres pasos.

Primeros pasos

Suma guarda tu dinero en dos tipos de espacio: tu casa (personal y familia) y tu empresa. Puedes usar uno o los dos, y nadie ve un espacio sin ser invitado.

Crea tu cuenta en «Crear mi espacio» y elige para qué usarás Suma: tus finanzas personales, tu empresa o las dos (cada una es un espacio separado).
Cambia entre Español y English con el selector; la elección se guarda en tu navegador.
Invita a tu pareja o a tu equipo desde Familia o Equipo: cada persona entra con su propia cuenta y solo ve lo que su permiso le deja.

Preguntas frecuentes

¿Mi equipo puede ver mi casa?

No. Los espacios están separados. Las personas de tu empresa solo ven la empresa, salvo que las invites a tu casa.

En casa

Este mes

Aquí ves tu mes en claro: cuánto entró, cuánto salió y en qué se fue. Es el resumen de lo que anotaste o trajiste del banco, no el saldo de tus cuentas.

Cómo se hace

Anota lo que entra y lo que sale con «Anotar movimiento», o importa el estado de cuenta de tu banco.
Revisa «Gastos por categoría» para ver dónde se fue el dinero. Toca una categoría para ver sus movimientos.
Al cerrar el mes, compara con el mes anterior y revisa los movimientos sin categoría.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el balance del mes no coincide con lo que tengo en el banco?

El balance del mes es ingresos menos gastos de ese mes. El saldo de tus cuentas está en «Cuentas».

¿Las transferencias entre mis cuentas cuentan como gasto?

No. Mover dinero de una cuenta tuya a otra (pagar la tarjeta desde checking, un Zelle entre la pareja) se marca como «Transferencia entre cuentas» y no suma ni resta.

¿Qué es un ingreso extraordinario?

Un ingreso que no se repite, como vender un carro o una herencia. Entra en los totales del mes, pero Suma lo muestra aparte para que sepas qué parte no es tu ingreso de siempre.

Palabras que verás

Balance del mes: Ingresos menos gastos del mes. No es el saldo del banco.
Transferencia entre cuentas: Dinero que pasa de una cuenta tuya a otra. No es gasto ni ingreso.
Ingreso extraordinario: Un ingreso que no se repite (vender un carro, una herencia). Se cuenta aparte.
Patrimonio: Lo que tienes (cuentas, efectivo, inversiones) menos lo que debes (tarjetas), con los saldos registrados.

Movimientos

La lista de todo lo que anotaste o llegó del banco, con filtros por cuenta, categoría, persona y mes.

Cómo se hace

Toca «Anotar movimiento», escribe el importe y una descripción corta («almuerzo», «Publix»). Suma propone la categoría.
Si la categoría no es la correcta, abre el movimiento y cámbiala: Suma la recuerda para ese comercio la próxima vez.
Usa los filtros o la búsqueda para encontrar un movimiento. Los filtros se guardan en el enlace de la página.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar o borrar un movimiento?

Sí. Abre el movimiento, cambia lo que haga falta y toca Guardar, o toca Eliminar. Los que llegaron del banco también se pueden corregir.

Anoté un gasto a mano y luego llegó del banco. ¿Se duplica?

Normalmente no. Si tiene el mismo importe, una fecha con hasta 3 días de diferencia y comparte una de las primeras palabras de la descripción o la misma categoría (que no sea una general, como «Otros gastos»), Suma lo enlaza con lo que anotaste en vez de agregarlo otra vez. Si ves uno repetido, bórralo.

¿Qué significa «sin categoría»?

Suma no supo clasificarlo. Abre el movimiento y elige una categoría: la aprenderá para la próxima.

Palabras que verás

Movimiento: Cualquier entrada o salida de dinero: un gasto, un ingreso o una transferencia.
Categoría: La etiqueta que dice en qué se fue el dinero (Supermercado, Renta…). Suma la aprende por comercio.
Sin categoría: Un movimiento que Suma no supo clasificar. Elige una y lo recordará.
Transferencia entre cuentas: Dinero que pasa de una cuenta tuya a otra. No es gasto ni ingreso.

Cuentas

Tus cuentas de banco, tarjetas, efectivo e inversiones, con su saldo y quién las ve. Desde aquí conectas el banco o importas un estado de cuenta.

Cómo se hace

Agrega una cuenta (checking, ahorros, tarjeta, efectivo, inversiones) y escribe el saldo que tiene hoy.
Elige si es compartida (la ve toda la familia) o privada (solo tú).
Conecta tu banco si tu plan lo incluye, o importa el CSV que descargas de la web de tu banco.

Preguntas frecuentes

¿Qué ve mi pareja de mis cuentas privadas?

Nada: ni la cuenta, ni sus movimientos, ni aparecen en su resumen. Solo tú puedes compartirla después.

¿Suma puede mover dinero o pagar algo?

No. La conexión con el banco es solo de lectura. Suma nunca puede mover tu dinero.

¿Cómo descargo el CSV de mi banco?

En la web de tu banco, abre la cuenta y busca «Download» o «Export»; elige CSV. Si descargas Excel, guárdalo como CSV antes de importarlo.

¿Qué pasa si desconecto el banco?

Se detiene la conexión y se borra el acceso. Los movimientos ya importados se quedan.

Palabras que verás

Cuenta compartida: Una cuenta que ve toda la familia, o el equipo de finanzas en una empresa.
Cuenta privada: Una cuenta que solo ve quien la agregó. Sus movimientos no aparecen para los demás.
Conexión con el banco: Suma lee los movimientos de tu banco con tu permiso. Es solo lectura: nunca puede mover dinero.
Estado de cuenta (CSV): El archivo que descargas de tu banco con los movimientos. Suma lo lee y no repite líneas ya importadas.

Familia

Quién tiene acceso a este espacio y con qué permisos. Cada persona entra con su propia cuenta y contraseña.

Cómo se hace

Toca «Invitar a una persona» y elige Miembro (anota y agrega cuentas) o Solo lectura.
Comparte el enlace de invitación solo con esa persona; caduca.
Cambia permisos o retira el acceso cuando haga falta.

Preguntas frecuentes

¿Mi pareja necesita otra contraseña?

Sí, cada persona tiene su propio inicio de sesión. Así cada quien puede tener cuentas privadas.

¿Las personas de mi empresa ven esto?

No. Los espacios están separados: nadie de tus empresas ve tu casa salvo que lo invites.

Palabras que verás

Rol: Lo que una persona puede hacer en el espacio: Propietario, Administrador, Operaciones, Finanzas o Lectura; en casa, Titular, Miembro o Solo lectura.
Espacio: Un lugar separado dentro de Suma: tu casa o una empresa. Nadie ve un espacio sin ser invitado.

Conectar con IA

Conecta Suma a Claude o ChatGPT para anotar hablando: «gasté $18 almorzando, ponlo en Suma».

Cómo se hace

Copia la dirección del conector.
En Claude o ChatGPT, agrega un conector con esa dirección siguiendo las instrucciones de esta pantalla.
Inicia sesión con tu cuenta de Suma cuando te lo pida y autoriza el acceso.

Preguntas frecuentes

¿Qué puede hacer el asistente?

Lo mismo que tú y nada más: anotar, buscar y borrar movimientos, y leer el resumen del mes, con tus mismos permisos y privacidad.

¿Cómo le quito el acceso?

En «Aplicaciones conectadas», toca Desconectar. El asistente deja de entrar al momento.

Palabras que verás

Conectar con IA: Dejar que Claude o ChatGPT anoten y consulten en Suma como tú, con tus permisos.

Ajustes

El nombre del espacio, la moneda y la zona horaria con la que se calculan tus meses.

Cómo se hace

Revisa que la moneda sea la que usas a diario; Suma no mezcla monedas.
Ajusta la zona horaria para que cada movimiento caiga en el día correcto.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos monedas?

Cada cuenta tiene su moneda y los totales se muestran por separado. Suma no convierte entre monedas.

Actividad

Las últimas 30 acciones del espacio: quién anotó, importó, invitó o cambió algo, y cuándo.

Cómo se hace

Revísalo cuando algo no cuadre: cada cambio reciente aparece con su fecha y la persona que lo hizo.

Preguntas frecuentes

¿Aparecen las cuentas privadas de otras personas?

No. El registro dice que hubo un movimiento, pero nunca muestra descripciones ni importes de cuentas privadas ajenas.

Palabras que verás

Cuenta privada: Una cuenta que solo ve quien la agregó. Sus movimientos no aparecen para los demás.

En tu empresa

Mi espacio

Tu punto de partida: cómo va la preparación de la empresa y accesos rápidos a clientes, proyectos, documentos y finanzas.

Cómo se hace

Completa los datos de tu empresa y sube el logo: salen en tus estimados e invoices.
Invita a tu equipo con el permiso que necesita cada persona.
Empieza por tus clientes: de un cliente salen proyectos, y de un proyecto salen los documentos y los cobros.

Preguntas frecuentes

¿Quién ve las finanzas?

Propietario, Administrador, Finanzas y Lectura. Operaciones trabaja con clientes y proyectos sin ver el dinero.

Palabras que verás

Espacio: Un lugar separado dentro de Suma: tu casa o una empresa. Nadie ve un espacio sin ser invitado.
Rol: Lo que una persona puede hacer en el espacio: Propietario, Administrador, Operaciones, Finanzas o Lectura; en casa, Titular, Miembro o Solo lectura.

Clientes y leads

Las personas con las que haces negocio, desde el primer contacto hasta que compran.

Cómo se hace

Agrega un contacto a mano o impórtalo del teléfono.
Muévelo por las etapas: Nuevo lead, Contactado, Cotizado, Cliente o No compró.
Desde el contacto, crea sus proyectos.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre lead y cliente?

Un lead es alguien interesado que aún no compró. Cuando acepta un trabajo, pasa a Cliente.

¿Puedo borrar un contacto?

Se archiva, no se borra, para que su historial siga disponible. Puedes restaurarlo cuando quieras.

¿Qué datos se importan del teléfono?

Solo nombre, teléfono y correo de los contactos que elijas. Nada más sale de tu teléfono.

Palabras que verás

Lead: Alguien interesado que todavía no compró.
Etapa: En qué punto está un contacto o un proyecto. Se cambia a mano conforme avanza.
Archivar: Quitar un contacto o proyecto de la vista sin borrarlo. Se puede restaurar.

Proyectos

Cada trabajo que haces para un cliente: las ventanas de una casa, un techo, una remodelación. Aquí sigues en qué etapa va.

Cómo se hace

Crea el proyecto desde el contacto o desde aquí, con el tipo de trabajo y la dirección.
Avanza la etapa según el trabajo: Cotización, Aprobado, Materiales, Permisos, Programado, En ejecución, Terminado.
Para cotizarlo, ve a Documentos, toca «＋ Estimado» y elige este proyecto; el contrato y los invoices salen de ahí.

Preguntas frecuentes

¿Un cliente puede tener varios proyectos?

Sí, tantos como trabajos le hagas. Cada uno lleva su etapa, sus documentos y sus cobros.

Palabras que verás

Etapa: En qué punto está un contacto o un proyecto. Se cambia a mano conforme avanza.
Archivar: Quitar un contacto o proyecto de la vista sin borrarlo. Se puede restaurar.

Documentos

Estimados, contratos, invoices y recibos en PDF con tu logo, en español o en inglés, numerados solos.

Cómo se hace

Toca «＋ Estimado» (o el tipo que necesites) y elige el cliente o proyecto.
Agrega las líneas (descripción, cantidad, precio) y revisa el total.
Descarga el PDF y envíalo. Cuando te paguen un invoice, emite el recibo.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre estimado, contrato, invoice y recibo?

El estimado es la propuesta de precio. El contrato fija el acuerdo. El invoice pide el pago. El recibo confirma que se pagó.

Me equivoqué en un documento ya emitido. ¿Lo borro?

Se anula con un motivo y queda en el historial; luego creas uno nuevo. Así la numeración no tiene huecos.

¿Puedo hacer el PDF en inglés?

Sí. Cada documento elige su idioma al crearlo, sin importar el idioma de la app.

Palabras que verás

Estimado: La propuesta de precio para un trabajo.
Contrato: El acuerdo del trabajo, con su alcance y sus pagos.
Invoice: El documento que pide el pago.
Recibo: La confirmación de que se pagó.
Anular: Dejar un documento o registro sin efecto, con un motivo. No se borra: queda en el historial.

Finanzas

Lo que la empresa cobra y paga: ventas, materiales, instaladores, permisos. Ves lo cobrado, lo pendiente y lo que queda.

Cómo se hace

Registra un ingreso (venta o servicio) o un gasto con su categoría y, si quieres, el proyecto.
Cuando el dinero entra o sale de verdad, registra el cobro o el pago: así ves qué sigue pendiente.
Mira «Cobrado menos pagado» para saber cómo va la caja.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre «Ingresos registrados» y «Cobrado»?

Registrado es lo que acordaste o facturaste; Cobrado es lo que ya entró. La diferencia es «Por cobrar».

Si pago un gasto en dos partes, ¿cuenta dos veces?

No. El gasto se cuenta una vez; los pagos solo dicen cuánto falta.

¿Puedo borrar un movimiento?

Se anula con un motivo y se conserva en el historial. Nada se borra.

Palabras que verás

Registrado y cobrado: Registrado es lo acordado o facturado; cobrado es lo que ya entró. La diferencia es lo que falta por cobrar.
Cobro o pago: Dinero que de verdad entró o salió por un ingreso o gasto registrado.
Anular: Dejar un documento o registro sin efecto, con un motivo. No se borra: queda en el historial.

Bancos

Las cuentas de banco de la empresa y sus saldos. Se conectan en modo lectura o se importa el estado de cuenta.

Cómo se hace

Agrega la cuenta y su saldo de hoy, o conecta el banco si tu plan lo incluye.
Si prefieres, importa el CSV que descargas de la web del banco.
Revisa los saldos y la fecha del último dato.

Preguntas frecuentes

¿Los movimientos del banco se suman a Finanzas?

Todavía no. Finanzas muestra lo que registraste; Movimientos del banco muestra lo que dice el banco. Así nada se cuenta dos veces.

¿Quién ve los bancos?

Propietario, Administrador, Finanzas y Lectura. Operaciones no.

Palabras que verás

Conexión con el banco: Suma lee los movimientos de tu banco con tu permiso. Es solo lectura: nunca puede mover dinero.
Estado de cuenta (CSV): El archivo que descargas de tu banco con los movimientos. Suma lo lee y no repite líneas ya importadas.
Cuenta privada: Una cuenta que solo ve quien la agregó. Sus movimientos no aparecen para los demás.
Patrimonio: Lo que tienes (cuentas, efectivo, inversiones) menos lo que debes (tarjetas), con los saldos registrados.

Movimientos del banco

Las líneas que llegaron del banco o de un estado de cuenta importado, con su categoría.

Cómo se hace

Revisa las líneas sin categoría y asígnales una; Suma la recordará para ese comercio.
Las transferencias entre cuentas de la empresa no cuentan como gasto ni ingreso.

Preguntas frecuentes

¿Por qué una línea aparece como transferencia?

Porque salió de una cuenta de la empresa y entró en otra por el mismo importe en pocos días. Puedes cambiarla si no es así.

Palabras que verás

Categoría: La etiqueta que dice en qué se fue el dinero (Supermercado, Renta…). Suma la aprende por comercio.
Sin categoría: Un movimiento que Suma no supo clasificar. Elige una y lo recordará.
Transferencia entre cuentas: Dinero que pasa de una cuenta tuya a otra. No es gasto ni ingreso.

Conectar con IA

Conecta Suma a Claude o ChatGPT para registrar hablando: «pagué $340 de materiales, ponlo en Suma».

Cómo se hace

Copia la dirección del conector.
En Claude o ChatGPT, agrega un conector con esa dirección siguiendo las instrucciones de esta pantalla.
Inicia sesión con tu cuenta de Suma cuando te lo pida y autoriza el acceso.

Preguntas frecuentes

¿Qué puede hacer el asistente?

Registrar ingresos y gastos en Finanzas (como pagados, salvo que le digas que quedan pendientes), buscarlos y leer el resumen del mes, con tus mismos permisos. Anular un registro se hace desde la web de Suma, con su motivo.

¿Cómo le quito el acceso?

En «Aplicaciones conectadas», toca Desconectar. El asistente deja de entrar al momento.

Palabras que verás

Conectar con IA: Dejar que Claude o ChatGPT anoten y consulten en Suma como tú, con tus permisos.
Anular: Dejar un documento o registro sin efecto, con un motivo. No se borra: queda en el historial.

Mi empresa

Los datos de tu empresa: nombre legal, dirección, teléfono y logo salen en tus documentos; la moneda y la zona horaria ordenan tus cifras.

Cómo se hace

Completa nombre legal, contacto y dirección: aparecen en estimados e invoices.
Sube tu logo.
Elige la moneda y la zona horaria de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar la moneda después?

Sí, pero los importes ya registrados no se convierten. Elige la moneda con la que cobras.

Equipo

Quién entra a la empresa y qué puede hacer cada persona.

Cómo se hace

Toca «Invitar a una persona» y elige su permiso.
Comparte el enlace solo con esa persona; caduca.
Cambia o retira el acceso cuando alguien deja la empresa.

Preguntas frecuentes

¿Qué puede hacer cada rol?

Propietario: todo, incluido el acceso. Administrador: todo menos el acceso. Operaciones: clientes, proyectos, estimados y contratos, sin finanzas. Finanzas: dinero y los cuatro documentos; consulta clientes y proyectos sin cambiarlos. Lectura: solo consulta.

Palabras que verás

Rol: Lo que una persona puede hacer en el espacio: Propietario, Administrador, Operaciones, Finanzas o Lectura; en casa, Titular, Miembro o Solo lectura.
Espacio: Un lugar separado dentro de Suma: tu casa o una empresa. Nadie ve un espacio sin ser invitado.

Actividad

Las últimas 30 acciones del espacio: quién anotó, importó, invitó o cambió algo, y cuándo.

Cómo se hace

Revísalo cuando algo no cuadre: cada cambio reciente aparece con su fecha y la persona que lo hizo.

Preguntas frecuentes

¿Aparecen las cuentas privadas de otras personas?

No. El registro dice que hubo un movimiento, pero nunca muestra descripciones ni importes de cuentas privadas ajenas.

Palabras que verás

Cuenta privada: Una cuenta que solo ve quien la agregó. Sus movimientos no aparecen para los demás.

Glosario

Espacio: Un lugar separado dentro de Suma: tu casa o una empresa. Nadie ve un espacio sin ser invitado.
Movimiento: Cualquier entrada o salida de dinero: un gasto, un ingreso o una transferencia.
Transferencia entre cuentas: Dinero que pasa de una cuenta tuya a otra. No es gasto ni ingreso.
Ingreso extraordinario: Un ingreso que no se repite (vender un carro, una herencia). Se cuenta aparte.
Cuenta privada: Una cuenta que solo ve quien la agregó. Sus movimientos no aparecen para los demás.
Cuenta compartida: Una cuenta que ve toda la familia, o el equipo de finanzas en una empresa.
Categoría: La etiqueta que dice en qué se fue el dinero (Supermercado, Renta…). Suma la aprende por comercio.
Sin categoría: Un movimiento que Suma no supo clasificar. Elige una y lo recordará.
Estado de cuenta (CSV): El archivo que descargas de tu banco con los movimientos. Suma lo lee y no repite líneas ya importadas.
Conexión con el banco: Suma lee los movimientos de tu banco con tu permiso. Es solo lectura: nunca puede mover dinero.
Balance del mes: Ingresos menos gastos del mes. No es el saldo del banco.
Patrimonio: Lo que tienes (cuentas, efectivo, inversiones) menos lo que debes (tarjetas), con los saldos registrados.
Lead: Alguien interesado que todavía no compró.
Etapa: En qué punto está un contacto o un proyecto. Se cambia a mano conforme avanza.
Estimado: La propuesta de precio para un trabajo.
Contrato: El acuerdo del trabajo, con su alcance y sus pagos.
Invoice: El documento que pide el pago.
Recibo: La confirmación de que se pagó.
Cobro o pago: Dinero que de verdad entró o salió por un ingreso o gasto registrado.
Registrado y cobrado: Registrado es lo acordado o facturado; cobrado es lo que ya entró. La diferencia es lo que falta por cobrar.
Anular: Dejar un documento o registro sin efecto, con un motivo. No se borra: queda en el historial.
Archivar: Quitar un contacto o proyecto de la vista sin borrarlo. Se puede restaurar.
Rol: Lo que una persona puede hacer en el espacio: Propietario, Administrador, Operaciones, Finanzas o Lectura; en casa, Titular, Miembro o Solo lectura.
Conectar con IA: Dejar que Claude o ChatGPT anoten y consulten en Suma como tú, con tus permisos.